Abnahme mit Vorbehalt: was § 640 BGB von Ihnen verlangt

Die Abnahme ist der Moment, in dem sich beim Werkvertrag fast alles dreht: Die Vergütung wird fällig, die Verjährung beginnt zu laufen, und die Beweislast wechselt die Seite. Trotzdem wird sie oft nebenbei erledigt, mit einer Unterschrift auf einem Zettel an der Haustür. Dieser Beitrag zeigt, was § 640 BGB verlangt, wann Sie die Abnahme verweigern dürfen und was ein Vorbehalt erhält — und was er nicht erhält.

Was sich mit der Abnahme ändert

Die Abnahme ist mehr als eine Empfangsbestätigung. Sie ist die Erklärung, dass Sie das Werk als im Wesentlichen vertragsgemäß billigen. Drei Folgen hängen unmittelbar daran:

• Die Vergütung wird fällig. Der Werklohn ist bei der Abnahme des Werkes zu entrichten (§ 641 Abs. 1 BGB). Vorher schulden Sie ihn nicht.
• Die Verjährung beginnt. Bei sachbezogenen Werken zwei Jahre, bei Bauwerken fünf Jahre, jeweils ab der Abnahme (§ 634a Abs. 1 Nr. 1 und 2, Abs. 2 BGB).
• Die Beweislast kehrt sich um. Vor der Abnahme muss der Unternehmer zeigen, dass er vertragsgemäß geleistet hat. Danach müssen Sie zeigen, dass ein Mangel vorliegt.

Weil so viel an diesem einen Termin hängt, lohnt sich die halbe Stunde Vorbereitung: Vertrag, Angebot und Ihre bisherigen Rügen nebeneinanderlegen. Wie eine Rüge mit wirksamer Fristsetzung aussieht, steht in Mängelrüge an den Handwerker mit Frist.

Wann Sie die Abnahme verweigern dürfen — und wann nicht

§ 640 Abs. 1 BGB verpflichtet den Besteller, das vertragsgemäß hergestellte Werk abzunehmen. Und der Satz danach ist der, an dem die meisten Auseinandersetzungen hängen: Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden.

Das Gesetz sagt nicht, wo die Grenze zwischen wesentlich und unwesentlich verläuft. Es kommt auf Art, Umfang und Auswirkung des Mangels im Verhältnis zum ganzen Werk an. Eine Orientierung, die trägt: Je näher der Mangel an der Funktion liegt, desto eher ist er wesentlich; je näher er an der Optik liegt, desto eher nicht.

Diese Einordnung ist eine Organisationshilfe, keine Rechtsauskunft. MängelPilot stellt nicht fest, ob ein Mangel vorliegt; jeder Problemtyp beginnt deshalb mit der Formulierung, dass Sie angeben, etwas sei nicht in Ordnung. Ob am Ende ein wesentlicher Mangel vorliegt, entscheidet im Streitfall ein Gericht — nicht eine Software und nicht der Betrieb.

Wichtig für den Ton am Termin: Die Wahl zwischen der Beseitigung des Mangels und der Herstellung eines neuen Werkes liegt beim Unternehmer (§ 635 Abs. 1 BGB). Sie verlangen also Nacherfüllung — nicht Nachbesserung und nicht Neuherstellung.

Die Abnahmefiktion: Schweigen kann Abnahme sein

Seit dem 1. Januar 2018 kann eine Abnahme auch dann eintreten, wenn Sie gar nichts unterschreiben. Nach § 640 Abs. 2 BGB gilt das Werk als abgenommen, wenn der Unternehmer Ihnen nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme gesetzt hat und Sie die Abnahme innerhalb dieser Frist nicht unter Angabe mindestens eines Mangels verweigern.

Für Verbraucher gibt es dabei eine Schutzvorschrift, die in der Praxis oft übersehen wird: Die Fiktion greift nur, wenn der Unternehmer Sie zusammen mit der Fristsetzung in Textform auf die Folgen einer nicht erklärten oder nicht begründeten Verweigerung hingewiesen hat. Fehlt dieser Hinweis, läuft die Frist ohne die Fiktion ab.

Die Regel gilt nach Art. 229 § 39 EGBGB für Schuldverhältnisse, die ab dem 1. Januar 2018 entstanden sind. Bei älteren Verträgen greift sie nicht.

Praktisch heißt das: Eine Abnahmeaufforderung ist kein Schreiben, das man liegen lässt. Ein einziger benannter Mangel innerhalb der Frist verhindert die Fiktion.

Was der Vorbehalt rettet — und was nicht

Wenn Sie ein Werk trotz eines Ihnen bekannten Mangels abnehmen, müssen Sie sich Ihre Rechte ausdrücklich vorbehalten. § 640 Abs. 3 BGB regelt die Folge, wenn Sie das versäumen — und diese Folge ist enger, als viele annehmen.

Der Ausschluss betrifft also die Nummern 1 bis 3, nicht den Schadensersatz nach Nummer 4. Wer nach einer vorbehaltlosen Abnahme hört, er habe alle Rechte verloren, sollte genau hinsehen. Zwei weitere Punkte gehören dazu:

• Der Ausschluss greift nur bei Mängeln, die Sie bei der Abnahme kannten. Was Sie nicht kannten, bleibt unberührt.
• Der Vorbehalt braucht keine Form und keine Begründung — er muss aber erklärt sein. Ein Satz im Abnahmeprotokoll genügt, ein Gedanke im Kopf nicht.

Für die Zahlung gilt daneben § 641 Abs. 3 BGB: Ist ein Mangel vorhanden, können Sie die Zahlung eines angemessenen Teils der Vergütung verweigern; angemessen ist in der Regel das Doppelte der für die Beseitigung erforderlichen Kosten. In der Regel heißt: keine feste Grenze. Wie Sie den Betrag begründen und begrenzen, steht in Handwerkerrechnung zu hoch: was Sie einbehalten dürfen.

Der Abnahmetermin in der Praxis

Ein Beispiel, wie es typischerweise läuft: Ein Bad wird fertiggestellt. Die Dusche läuft, die Fliesen sitzen, aber an zwei Stellen ist die Silikonfuge unsauber, und die Duschtür schleift am Rahmen. Beides ist ärgerlich, keines davon macht das Bad unbenutzbar. Eine Verweigerung der Abnahme wäre hier riskant — die Punkte sprechen eher für unwesentlich.

Genau an dieser Stelle setzt MängelPilot an: Sie tragen die Punkte ein, die Sie bemerkt haben, und erhalten daraus ein Abnahmeprotokoll mit ausdrücklichem Vorbehalt sowie ein Schreiben zur Nacherfüllung mit Fristsetzung. Weil Mängelrechte nach § 634 BGB grundsätzlich erst nach der Abnahme mit Erfolg geltend gemacht werden können, gibt es zwei Varianten des Schreibens: eine vor und eine nach der Abnahme. Vor der Abnahme fordert das Schreiben zur vertragsgemäßen Fertigstellung auf und kündigt keine Selbstvornahme an.

Was die Software nicht tut: beurteilen, ob ein Mangel wesentlich ist, Erfolgsaussichten einschätzen oder eine Rechtsberatung ersetzen. Sie sorgt dafür, dass am Abnahmetag nichts Ungesagtes bleibt.

Häufige Fragen

Darf ich die Abnahme wegen kleiner Mängel verweigern?

Nein. Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden (§ 640 Abs. 1 Satz 2 BGB). Bei kleineren Mängeln nehmen Sie ab und erklären dabei ausdrücklich einen Vorbehalt. Wo die Grenze zwischen wesentlich und unwesentlich liegt, sagt das Gesetz nicht — maßgeblich sind Art, Umfang und Auswirkung des Mangels im Verhältnis zum gesamten Werk.

Was passiert, wenn ich auf eine Abnahmeaufforderung nicht reagiere?

Dann kann das Werk als abgenommen gelten. Nach § 640 Abs. 2 BGB tritt die Abnahmefiktion ein, wenn der Unternehmer eine angemessene Frist gesetzt hat und Sie die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigern. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn der Unternehmer zusammen mit der Fristsetzung in Textform auf diese Folge hingewiesen hat.

Verliere ich ohne Vorbehalt wirklich alle Mängelrechte?

Nein, nicht alle. Wer ein Werk in Kenntnis eines Mangels abnimmt, ohne sich seine Rechte vorzubehalten, verliert die Rechte aus § 634 Nummer 1 bis 3 BGB: Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung. Der Schadensersatzanspruch nach § 634 Nummer 4 BGB bleibt bestehen (§ 640 Abs. 3 BGB). Mängel, die Sie bei der Abnahme nicht kannten, sind vom Ausschluss ohnehin nicht erfasst.

Wann verjähren Mängelansprüche nach der Abnahme?

Bei einem Bauwerk in fünf Jahren, bei einem Werk, dessen Erfolg in der Herstellung, Wartung oder Veränderung einer Sache besteht, in zwei Jahren — jeweils ab der Abnahme (§ 634a Abs. 1 Nr. 1 und 2, Abs. 2 BGB). Für alle übrigen Werke gilt die Regelfrist von drei Jahren, die erst mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie davon erfahren haben.

Muss der Vorbehalt schriftlich erklärt werden?

Das Gesetz schreibt für den Vorbehalt keine Form vor. Praktisch ist die schriftliche Erklärung im Abnahmeprotokoll trotzdem der einzige Weg, der sich später nachweisen lässt. Nehmen Sie jeden bekannten Mangel einzeln auf, unterschreiben Sie gemeinsam und behalten Sie eine Ausfertigung.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. MängelPilot ist ein Dokumenten-Baukasten — die Verantwortung für Prüfung und Versand liegt bei Ihnen.